策划领导小组：由机构负责人任组长，各功能组组长为组员。负责产说会的整体策划，协调各组职责落实及合事宜，制订产品说明会工作行事历，按照行事历，及时追踪各组工作进展情况。宣导推动组：负责举办说明会气氛的渲染，准备启动资料。拟订宣导主题及内容，制作宣传灯片，包装场地、讲师、礼品等方面推动门票销售；制作营销员训练课件，做好邀约、促成和回访技能培训；落实营销员邀约情况，及时把控客户到场数量。

场地物料组：负责场地选择和场地布置。地点选择：最好在市中心地段、交通便利的星级宾馆多功能厅或大会议厅，场地的大小要与预计参会客户人数相匹配，根据主题选择圆桌或会议式。物品准备：门票及邀请函的制作，礼品、奖品的购置，海报、展架、条幅制作，签到单、登记表、车辆调用安排、其他后援支援。主持主讲组：负责流程设置及嘉宾沟通。流程灯片制作、音乐准备，主持人、主讲专家、特邀嘉宾、特邀客户代表等，提前安排串词。